Partyplannen 2.0: waar moet je op letten bij het boeken van een feestlocatie in Utrecht?

De één is een superheld in feestjes plannen en de ander ligt nachten wakker van alleen het idee al. Hoe groot of klein jouw feest ook is, er is altijd een checklist die opgesteld en afgevinkt moet worden. Book a Bar neemt in ieder geval één (en misschien wel de belangrijkste) taak van je over: het vinden en boeken van een geschikte feestlocatie in de Domstad. Nu hoef jij in ieder geval geen Tour de Utrecht te fietsen om jouw favoriete café of feestzaal te ontdekken. Om je een steuntje in de rug te geven, hebben we een aantal belangrijke punten op een rijtje gezet die op jouw partyplan-checklist niet mogen ontbreken. Feest je mee?

De perfecte match

Eén van de belangrijkste aspecten van het vinden van een geschikte feestlocatie in Utrecht is natuurlijk jouw doelgroep. Met andere woorden: voor wie en met wie vier jij een feestje? Een Utrechtse studentenkroeg leent zich perfect voor een knaller van een verjaardagsfeest of een afstudeerborrel. Maar ga eerder voor een minder studentikoze locatie met eventueel mogelijkheid tot catering wanneer jij de uitverkorene bent om het kerstfeest voor het hele bedrijf te organiseren. Let er dus altijd op dat de feestlocatie matcht met jouw gastenlijst. Om je de hassle te besparen, selecteer je bij Book a Bar daarom super makkelijk de reden van het feestje. Want een goed begin is het halve werk!

Besloten (te) borrelen

Wanneer kies je nou voor het afhuren van een privéruimte en niet voor een paar barkrukken in een knus bruin café? Dit hangt natuurlijk volledig af van jouw gasten en hoe groot de gastenlijst is. Zo zul je bij het organiseren van een bedrijfsborrel vaker kiezen voor een eigen ruimte, waar je in charge bent van versiering, muziek en happen. Houd bij het reserveren van een privéruimte rekening met zaalhuur en/of bargarantie. In het geval van bargarantie sta je garant voor een X bedrag baromzet en betaal je doorgaans geen locatiehuur. Hoeveel dit is, verschilt per locatie en dag. Voor een gezellig verjaardagsfeestje voor jouw vrienden is de hoek van de bar vaak het beste decor. Zo betaal je alleen voor de drankjes en meng je je gedurende de avond met het Utrechtse feestgedruis. Book a Bar kent alle locaties op ons duimpje en vindt vliegensvlug de meest geschikte (besloten) feestlocatie die aan al jouw specifieke wensen voldoet (klik hier als je alvast aan de slag wilt met plannen!)

Money, money, money

Het is belangrijk om van te voren te bepalen hoe hoog jouw feestbudget is. Naast de kosten voor zaalhuur of bargarantie van een feestlocatie, moet je ook rekening houden met eventuele happen, decoratie of (live) entertainment. Check bij het organiseren van een bedrijfsborrel altijd even met de grote baas hoeveel er in het partypotje zit. Wanneer je bijvoorbeeld een afstudeerborrel of verjaardagsfeest viert, bedenk dan wat je per persoon wilt uitgeven en of je de gehele rekening op je wilt nemen.

Who’s invited?

Dan volgt natuurlijk de vraag wie je allemaal uitnodigt voor je feestje. Voor de vrijmibo deluxe met collega’s is de keuze natuurlijk snel gemaakt, maar wanneer het gaat om een surprise party, vrijgezellenfeest of het vieren van jouw verjaardag wordt het al wat lastiger. Focus je op de harde kern van jouw vriendengroep of van diegene waar je het feestje voor organiseert en zorg ervoor dat er ten minste één gangmaker op de lijst staat. Houd hierbij ook altijd een oogje op het feestbudget en het aantal m² van jouw feestlocatie.

Het is belangrijk om van te voren te bepalen hoe hoog jouw feestbudget is. Naast de kosten voor zaalhuur of bargarantie van een feestlocatie, moet je ook rekening houden met eventuele happen, decoratie of (live) entertainment. Check bij het organiseren van een bedrijfsborrel altijd even met de grote baas hoeveel er in het partypotje zit. Wanneer je bijvoorbeeld een afstudeerborrel of verjaardagsfeest viert, bedenk dan wat je per persoon wilt uitgeven en of je de gehele rekening op je wilt nemen.

Spice it up!

Een feest plannen kan een stuk gemakkelijker en gezelliger worden als je er een thema aan hangt. Van de decoratie tot uitnodigingen en van muziek tot koek en zopie, alles kan worden afgestemd op jouw thema. Organiseer je een feest met een Oud-Hollands tintje? Zorg voor schalen kaas, leverworst en zilveruitjes en een karaoke-set met de cd van Marco Borsato op repeat. Voel jij je meer een Tropical Danny (of Daniëlle)? Serveer de gin-tonics in een kokosnoot en voorzie al je gasten bij binnenkomst van een gekleurde bloemenkrans. Ben jij helemaal zot op de Grieken en Romeinen? Laat dan iedereen in een toga komen, organiseer de ‘drink Olympics’ en een wedstrijdje druiven happen.

Eenmaal, feestmaal

Geen feest is compleet zonder een feestelijk - en noodzakelijk - hapje. Denk daarom van te voren goed na over wat je jouw gasten gedurende de avond wilt aanbieden. Mocht je geen uitgebreid diner organiseren, is het aan te raden om wat rondes snacks te serveren zodat jouw feestgangers het tot in de vroege uurtjes kunnen volhouden. Houd hierbij wel altijd rekening met eventuele allergieën of dieetwensen. Via Book a Bar check je heel makkelijk wat er bij jouw favoriete feestlocatie in Utrecht mogelijk is qua externe catering of snackarrangement op locatie.

Hey mister DJ

Naast dat jij waarschijnlijk een echt feestnummertje bent, is muziek de nummer één gangmaker van elke fuif. Is er op jouw besloten feest een DJ die de plaatjes draait? Zorg dan voor een duidelijke briefing en geef de muzikale wensen door. Zo kom je op de avond zelf niet voor verrassingen te staan. Biedt jouw feestlocatie de mogelijkheid tot het draaien van eigen muziek? Stel dan een knaller van een playlist samen die het de hele avond volhoudt. Geef de crowd natuurlijk wel een momentje om in te komen en begin niet meteen met een keihard setje of het foute uur.

Gaat jouw hartje nou sneller kloppen van een avondje ongegeneerd meeblèren met Britney of de Backstreet Boys? Dat begrijpen we bij Book a Bar maar al te goed. In jouw zoektocht naar dé perfecte locatie kun je ook de karaoke-filter even aanzetten.

Professioneel partyplannen

Nu je precies weet wat te doen en wat niet te doen: boek allereerst gauw een gave ruimte. Loop je ergens vast in jouw partyplan-proces of wil je graag wat extra hulp bij het vinden en boeken van een toffe feestlocatie in Utrecht? Neem dan altijd even contact met ons op. Bericht ons supersnel via de chat of stuur een mailtje naar feest@bookabar.co. Je ontvangt dan binnen no time persoonlijk, geheel vrijblijvend en feestelijk advies.