Tien tips voor het organiseren van jouw perfecte feest op locatie

Het organiseren van een feestje in Amsterdam gaat vaak niet zonder slag of stoot. Van moordende concurrentie in de partyscene tot overvolle persoonlijke agenda’s. Hoewel Book A Bar de struggle voor het vinden en boeken van een geschikte feestlocatie al getackeld heeft, zijn er nog een miljoen andere dingen waar je aan moet denken: wanneer is Expeditie Robinson op tv, zijn al m’n openstaande Tikkies al betaald en waar koop ik in hemelsnaam vega(n) bitterballen? Stop met piekeren! Wij hebben de belangrijkste zaken waar je aan moet denken bij het organiseren van jouw afstudeerborrel, verjaardagsfeest of bedrijfsuitje in Amsterdam voor je onder elkaar gezet.

Het begint met een handige datum

Voordat je je gaat bezighouden met de gastenlijst en de slingers moet je natuurlijk eerst een geschikte datum vinden. Zorg ervoor dat je jouw feest niet té ver van te voren aankondigt, zodat het bij iedereen top-of-mind blijft (denk aan zes weken van tevoren). Check voordat je jouw event de wijde wereld in slingert niet alleen de agenda van je beste vrienden of collega’s, maar ook de Amsterdamse evenementenagenda om er zeker van te zijn dat er geen andere feestjes plaatsvinden zoals ADE, Museumnacht of Gaypride.

Let op je budget

Zorg ervoor dat je van van tevoren goed nadenkt over het budget en of er onbeperkt drankjes te bestellen zijn. Als je het binnen de perken wilt houden, kun je bijvoorbeeld werken met consumptiebonnen of de rekening tot een bepaald bedrag open laten staan. Het is handig om dit van tevoren met het barpersoneel af te spreken zodat zij jou een seintje kunnen geven. Uiteraard kun je er ook voor kiezen om ieder voor zich te laten betalen.

Je hoeft geen Excel sheet aan te maken, maar denk wel even na over hoeveel mensen je uitnodigt en wat je per persoon wilt uitgeven. Zo kun je een - soort van - realistische inschatting maken van wat jouw verjaardagsfeest gaat kosten. Pin jezelf hier niet op vast, want na een paar gin tony’s blijft die rekening toch vaak wat langer open dan gepland.

(Bar)garantie voor een goed feestje

Wil je lekker gek doen, is de gastenlijst compleet uit haar voegen gebarsten of ben je bang voor gênante speeches? Kies dan voor het afhuren van een feestlocatie met een privéruimte. Wij hebben hier alvast wat toppers op een rijtje gezet. Enkele van deze locaties rekenen zaalhuur bovenop de drankrekening, maar over het algemeen wordt er gewerkt met bargarantie. Je betaalt dan geen locatiehuur, maar staat garant voor een X bedrag baromzet. Hoe hoog dit is, verschilt per locatie en per dag. Vaak zijn privéruimtes in het weekend een stuk duurder. Wil je op vrijdag De Ebeling afhuren? Begin dan maar vast met sparen.

Find your match

Het is natuurlijk uitermate belangrijk dat de locatie goed past bij het feest. Houd je van geschiedenis? Vier dan je feestje in het oudste café van Amsterdam. Werk je bij een designbureau? Neem je collega’s dan mee naar Kanarie Club. Of ga jij het liefst voor een gezellige ruimte met je eigen playlist door de speakers? Check dan meteen of Bar4 of Casablanca nog beschikbaar is. Tip: gebruik de filters in onze zoekfunctie voor je ideale match!

De locatie van jouw locatie

Huh, wat? Ja dat. Naast een feestlocatie die je nauw aan het hart ligt, is het ook handig om te kijken of het op ieders route ligt. Als een groot gedeelte van de gasten met de trein komt, is het verstandig een plek te kiezen die goed bereikbaar is met het OV. Denk daarnaast ook aan voldoende parkeergelegenheid voor de BOBjes onder ons. Je kunt bij alle Book A Bar profielen precies zien waar jouw favoriete feestlocatie zich bevindt.

Lekker gluren

Uit persoonlijke Tinder-ervaring is gebleken dat je niet altijd blindelings kunt afgaan op een selectie knappe foto’s. Daarom zorgt Book A Bar voor professionele foto’s van alle aangesloten feestlocaties die een realistisch beeld schetsen van de sfeer, grootte en het interieur. Daarnaast maken de bijbehorende sfeeromschrijving en het faciliteitenoverzicht van de locatie het plaatje compleet. Mocht je toch eigenhandig de sfeer willen proeven om er écht zeker van te zijn of het de perfecte match is, geef dit dan aan in je aanvraag of via de chat. We hebben alle locaties op speed dial dus hebben een afspraak zo voor je geregeld!

Decoreren kun je leren!

Mogen opblaas-unicorns, heliumballonnen en stroboscooplichten niet ontbreken op jouw feestje? Check dan van tevoren of jouw favoriete Amsterdamse feestlocatie hier van gediend is. Het is vaak geen probleem als het maar van te voren gemeld wordt. Met uitzondering van die bloedirritante confettiknallers, want daar zit natuurlijk niemand op te wachten. Decoratie doet het over het algemeen het beste in privéruimtes, maar dat spreekt voor zich.

Drink met mate(n), snacks met mayo

Natuurlijk niet geheel onbelangrijk wat je jouw feestgangers voor culinaire hoogstandjes gaat voorschotelen en wat er mogelijk is bij jouw feestlocatie. Mag je zelf wat zakken borrelnoten meenemen of gooien zij een paar rondes snacks voor jullie in het vet? Is je taart welkom in het cafe of ga je toch voor een ronde oesters en champoepel? Zorg voor volle magen als jullie het tot de vroege uurtjes vol willen houden.

Spread the word

Alles check? Dan is het tijd om jouw gasten te laten weten dat er iets moois op de planning staat. Om ervoor te zorgen dat jouw feest niet in de vergetelheid raakt raden wij aan maximaal zes weken van te voren de invites te versturen. Maak een Facebook event aan (inclusief vrolijke banner en gezellig tekstje), stuur een GIFje rond per mail of ga voor een luxe hard copy invite met gouden strikje en glitters. Tip: uit ervaring blijkt dat je met een gemiddelde no-show van 25-30% de gastenlijst altijd wat ruimer kunt insteken. Houd hier in je aanvraag ook rekening mee, je wilt namelijk wel een ruimte die goed past bij het aantal feestgangers dat op komt dagen!

Partyplannen like a pro

Bij Book A Bar is partyplannen onze tweede naam. Dus heb je nog twijfels, vragen of ben je op zoek naar een flinke dosis inspiratie? Neem dan altijd even contact met ons op. De chat is het snelste en anders via feest@bookabar.co. Wij helpen je altijd gratis en vrijblijvend en met veel (feestelijke) liefde.